In veel kmo’s is het gebruikelijk dat de bedrijfsleiding en het personeel er jaarlijks gezamenlijk op uit trekken. Het leuke aan zo’n personeelsuitstap is dat je de meeste van uw collega’s op een andere manier leert kennen. Bovendien bevordert zo’n teambuilding de samenhorigheid tussen de collega’s en vaak heeft dit dan ook een positief effect op de bedrijfsresultaten van de onderneming zelf.

De fiscus beschouwt een personeelsuitstap van maximaal één dag als een sociaal voordeel indien alle personeelsleden worden uitgenodigd. Dit betekent dat het voordeel in hoofde van de werknemers niet belastbaar is enerzijds maar anderzijds niet aftrekbaar is in hoofde van de werkgever.

Weliswaar beperkt tot eenmaal 1 dag per jaar maakt de belastingadministratie hierop een uitzondering:  de gemaakte kosten zijn voor de werkgever toch aftrekbaar.

Dit betekent m.a.w. dat alle gemaakte kosten m.b.t. de uitstap fiscaal aftrekbaar zijn, zij het dat de fiscus wel van oordeel is dat de gemaakte restaurantkosten slechts 69% aftrekbaar zijn. De huur van een autocar, de organisatiekosten voor de gezamenlijke sport-, cultuur-, reisactiviteit(en), … komen dus allemaal voor de volledige aftrek in aanmerking.

Worden ook gepensioneerde werknemers van de onderneming uitgenodigd om mee te participeren aan de activiteiten, dan wordt de fiscale aftrekbaarheid van de aan hen gerelateerde kosten niet aanvaard en dienen deze dus in de verworpen uitgaven te worden opgenomen.

Sommige werkgevers – zeker indien het aantal personeelsleden niet zo groot is – nodigen ook de partners van de werknemers uit. In dat geval zou het wel eens kunnen gebeuren dat de belastingcontroleur slechts de helft van de kosten aanvaardt. Tenzij de bedrijfsleiding uiteraard goede redenen naar voor kan schuiven om ook hen uit te nodigen.

Wordt de uitstap georganiseerd voor slechts een gedeelte van het personeel, dan is er in hoofde van deze eigenlijk sprake van een belastbaar voordeel alle aard met als gevolg dat zij zullen worden belast op deze incentive.

En wat met de btw? 
Wordt er een personeelsactiviteit georganiseerd voor slechts een bepaald gedeelte van het personeel (bijvoorbeeld enkel het verkoopspersoneel), dan wordt de aftrek van btw op de gemaakte kosten niet aanvaard. 
Ook de aangerekende btw op de gemaakte restaurantkosten wordt niet aanvaard.

De organisatie van een jaarlijks personeelsuitstapje wordt door de fiscus vrij gunstig behandeld indien deze niet langer duurt dan één dag. Enkel voor de genuttigde maaltijden op restaurant past de fiscus de normale regels toe met als gevolg dat ook de btw hierop niet aftrekbaar is. Sommigen vermijden dit door de etenswaren en de drank zelf aan te kopen opdat er geen sprake zou zijn van restaurantkosten.