Collaborateur à l'honneur

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Collaborateur à l’honneur : Heidi Van Cotthem

Tous ceux qui sont déjà venus chez BlueGround connaissent Heidi. Notre Secrétaire Exécutive accueille les clients avec amabilité et en souriant et est toujours prête à aider nos équipes. Elle aime alléger le travail d’autrui et est, en deux ans et demi, réellement devenue indispensable au sein de notre cabinet. Faites connaissance avec Heidi Van Cotthem !

Heidi en 10 questions

1. Peux-tu brièvement te présenter (nom, âge, fonction, origine...) et décrire la carrière que tu as menée jusqu’ici ?

Je m’appelle Heidi, j’habite à Schepdaal, je suis mariée et j’ai deux fils, Romeo et Rowan. Je suis originaire de Roosdaal mais j’ai vécu pendant quinze ans à Knokke-Heist. J’y travaillais dans le monde de l’immobilier. J’ai commencé dans le commerce de détail, puis je suis passée à l’immobilier. J’aimais beaucoup le retail, j’avais beaucoup de contacts avec les clients. Mais comme mon mari, Regis, et moi voulions revenir vivre près de notre famille, nous avons déménagé à Schepdaal. Je travaille entre-temps chez BlueGround depuis deux ans et demi.

2. À quoi ressemble une journée de travail typique pour toi ?

Ma journée de travail n’est jamais la même, mes tâches sont très variées. Je commence par lire mes mails, puis je distribue les dossiers qui sont arrivés aux différentes équipes. Ensuite, je réponds au téléphone, je reçois les clients, je fixe des rendez-vous, etc. J’accueille les personnes qui entrent dans le bureau. Mes tâches administratives consistent à préparer les dossiers : demander des mandats, rédiger des lettres de mission, faire la facturation, etc. Je fais un peu de tout, et j’ai aussi toujours un peu de temps pour papoter !


3. Pourquoi as-tu commencé chez BlueGround ?

Il y a beaucoup de similitudes avec le travail de bureau dans une agence immobilière : on reçoit aussi des clients, par exemple. Je voulais garder cet aspect commercial, le contact avec les clients. Lorsque j’ai changé de boulot, je voulais surtout relever un nouveau défi qui serait malgré tout combinable avec les besoins de mon ménage. Pour moi, il était important de savoir que je pourrais évoluer et que le contact social serait maintenu. Je n’aimerais pas me retrouver toute seule dans un bureau. J’aime qu’il y ait de l’animation et du passage. Comme ça, la journée passe vite !

Heidi

4. Qu’est-ce qui te motive ?

Que l’on soit un maillon de la chaîne pour donner satisfaction au client. Quand le client arrive ici, il a déjà pris la décision de devenir indépendant et se pose toutes sortes de questions. Je rédige la lettre de mission et c’est donc moi qui ai le premier contact avec le client. Pour moi, il est très important de toujours rester aimable. Étant donné que je m’occupe de l’accueil, j’aide chaque équipe avec ses projets. J’aime bien l’idée de faire partie du processus.

Je suis également satisfaite quand mon travail est fini, quand à la fin de ma journée j’ai pu cocher toutes les choses que je devais faire et que je sais que j’ai facilité une partie du travail de quelqu’un d’autre. Que tout marche comme sur des roulettes, voilà ce qui me donne un sentiment de satisfaction.

« Faciliter le travail d’autrui, voilà ce qui me donne un sentiment de satisfaction » - Heidi Van Cotthem

5. Qu’est-ce que cela te fait de travailler au sein de l’équipe BlueGround ?

Je m’occupe de l’accueil pour tous les bureaux, je fais donc aussi bien partie de Lennik que de Keerbergen, Louise et Vlezenbeek. Je connais tous les collaborateurs via le téléphone, et avant le corona aussi grâce aux événements de teambuilding. J’ai tout le monde en ligne chaque semaine, voire chaque jour. Le secrétariat est accessible à tous, il n’y a pas de barrière pour envoyer un e-mail au secrétariat. C’est pour ça que nous sommes là. Nous prenons le relais en cas de problème non résolu ou quand un client a une demande qui n’est pas très claire.

Les collègues de tous les bureaux sont importants pour moi. Il y a des gens sympas dans chaque bureau. Le courant passe très bien quand je les vois à un teambuilding. Mais le contact avec les collaborateurs des autres bureaux me manque. J’espère que je pourrais de nouveau rencontrer toute la famille BlueGround une fois que le corona sera derrière nous. Lorsque j’ai commencé ici, j’ai constaté la différence avec d’autres sociétés : clôturer la semaine autour d’un verre le vendredi, ça crée une chouette ambiance au sein de l’équipe.


6. Quels sont les caractéristiques de ta fonction ?

Avant tout le contact avec les clients. J’apprends à mieux les connaître parce que je peux vraiment papoter avec eux. Ma fonction est aussi très variée, je ne fais pas tous les jours la même chose. Chaque jour est une surprise. Ma journée sera différente en fonction de ce qu’il y a dans ma boîte de messages. J’aime bien pouvoir apporter mon soutien à chaque équipe. Et le fait de pouvoir combiner mon job avec les besoins de mon ménage est aussi très positif. Mon fils a dû subir une opération et on doit encore parfois aller à l’hôpital avec lui. Je sais que je peux planifier ces visites pendant mes heures de travail. Un beau geste de la part de BlueGround de me donner cette liberté. Ce n’est pas le cas partout.

7. Peux-tu décrire l’évolution que tu as connue chez BlueGround ?

J’ai commencé comme « agent d’accueil ». On m’a ensuite confié la partie facturation, une tâche que j’apprécie beaucoup. J’aime bien parce que cela crée un lien avec le secteur dans lequel on travaille. Je sens bien que j’ai aujourd’hui plus de responsabilités qu’à mes débuts. J’ai aussi reçu plus de tâches avec l’arrivée de Sandra Van Eynde. Chez BlueGround, on tient compte de ce que vous aimez faire : ‘peut-on lui confier cette tâche ou non ?’. En deux ans et demi, je suis passée de secrétaire à membre du staff qui est au courant de tout et qui peut aider à de nombreux niveaux. On peut faire des choses pour les autres et ainsi un peu les décharger, comme par exemple scanner des dossiers pour la TVA ou préparer des documents. C’est toujours apprécié.

8. Le slogan de BlueGround est « Your success is our mission ». Comment contribues-tu à ces valeurs pour les clients ?

Je pense que les gens qui veulent démarrer une activité se posent beaucoup de questions, sont un peu stressés. Le fait de les accueillir avec amabilité et de les mettre à l’aise fait déjà beaucoup. Je veux qu’ils sachent qu’ici, les choses se passent avec humanité, que chez BlueGround, on est accessible. Après avoir rencontré les clients à plusieurs reprises, ils m’appellent par mon prénom et disent que je peux faire pareil. C’est plus une relation entre connaissances qu’une simple relation secrétaire/client. Je trouve qu’il est très important de rester aimable, aussi bien vis-à-vis des clients que des collègues. Je veux que tout le monde se sente à l’aise.

« Le contact avec les collaborateurs des autres bureaux me manque. J’espère de nouveau pouvoir rencontrer toute la famille BlueGround après le corona. » - Heidi Van Cotthem

9. As-tu une ‘spécialité’ au sein de l’équipe ? Pour quelles questions les collègues et les clients peuvent-ils se tourner vers toi ?

Je fais la facturation, je planifie les rendez-vous. C’est toujours moi qui m’occupe de l’agenda. J’établis les factures.

Je suis aussi des formations sur Admin, une nouvelle tâche qui va m’être confiée. J’ai hâte d’y être.


10. Comment décrirais-tu ta personnalité ?

J’ai le contact facile, je suis sociable et très ouverte d’esprit. J’implique ainsi par exemple ma famille dans mon travail : mes fils courent jusqu’ici et on rentre ensemble à la maison. J’aime bien que mes enfants soient impliqués. Ça fait partie de leur vie. Et cela va dans les deux sens : quand mon fils Romeo s’est fait opérer, j’ai été trois semaines à la maison. J’étais contente de pouvoir être avec ma famille. C’est chouette que tout le monde demande après : « Et comment ça va avec Romeo maintenant ? ».

Je pense que je suis serviable, j’aime bien gérer les choses. Je vois ce qu’il y a à faire. Je ne veux pas jouer à la petite maman, mais je veille à ce que tout soit comme il faut. J’aime bien que les choses soient en ordre.

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