Medewerker in de kijker

Share

Maak kennis met Heidi Van Cotthem

Iedereen die wel eens bij BlueGround over de vloer komt, weet wie Heidi is. Onze Executive Secretary stelt klanten moeiteloos op hun gemak en staat altijd paraat om onze teams te ondersteunen. Ze haalt haar voldoening uit het verlichten van andermans werk en is op de periode van tweeënhalf jaar werkelijk onmisbaar geworden binnen ons kantoor. Maak kennis met Heidi Van Cotthem!

10 vragen voor Heidi

1. Kan je jezelf even kort voorstellen? (Naam, leeftijd, functie, afkomst,...) Beschrijf je loopbaan tot op vandaag.

Ik ben Heidi, ik woon in Schepdaal, ik ben getrouwd en ik heb twee zonen, Romeo en Rowan. Ik ben afkomstig uit Roosdaal maar heb vijftien jaar in Knokke-Heist gewoond. Daar zat ik in de immowereld. Ik ben gestart in retail, dan overgestapt naar immo. Ik deed heel graag retail, ik had daar veel contact met klanten. Omdat mijn man, Regis, en ik terug dichter bij onze familie wilden wonen, zijn we naar Schepdaal verhuisd. Ik werk nu sinds tweeënhalf jaar bij BlueGround.

2. Hoe ziet jouw typische werkdag eruit?

Mijn werkdag ziet er nooit hetzelfde uit, mijn takenpakket is heel breed. Ik start met het openen van mijn mailbox en vervolgens deel ik de dossiers uit die zijn binnengekomen aan de verschillende teams. Dan beantwoord ik telefoons, ontvang ik de klanten, maak ik afspraken,... Ik begeleid de mensen die binnenkomen op kantoor. Mijn administratieve taken houden het opstarten van dossiers in: mandaten aanvragen, opdrachtbrieven opstellen, facturatie,... Ik doe van alles wat, maar heb ook altijd tijd voor een babbeltje!

3. Waarom ben je bij BlueGround gestart?

Er zijn wel heel veel gelijkenissen met het bureauwerk bij een immokantoor: je ontvangt bijvoorbeeld ook klanten,... Dat commerciële aspect, het contact met de klanten, wou ik graag behouden. Mijn verwachtingen toen ik van job veranderde waren vooral dat het een nieuwe uitdaging zou zijn die toch combineerbaar was met mijn gezin. Ik vond het belangrijk dat ik wist dat ik zou kunnen groeien én dat het sociaal contact zou blijven. Ik zou niet graag alleen in een bureautje gaan zitten. Ik hou van de levendigheid op kantoor en ben graag omringd door mensen. De dag gaat snel voorbij zo!

Heidi

4. Wat is je motivatie?

Dat je een deel van de ketting bent om de klant tevreden te stellen. Als de klant hier binnenkomt heeft die beslist: “Ik wil zelfstandig worden”. Op dat moment heeft die een heleboel vragen. Ik maak de opdrachtbrief en heb dus het eerste contact met de klant. Ik vind het heel belangrijk om steeds vriendelijk te blijven. Doordat ik het onthaal doe, help ik ieder team met hun projecten. Ik vind het leuk om deel te mogen uitmaken van het proces.

Daarnaast haal ik voldoening uit het feit dat mijn werk klaar is. Als ik op het einde van mijn dag al mijn to do’s heb kunnen afvinken en weet dat ik een deel van het werk heb vergemakkelijkt voor iemand. Dat alles geolied loopt, daar haal ik voldoening uit.

“Het werk van anderen makkelijker maken, daar haal ik veel voldoening uit” - Heidi Van Cotthem

5. Hoe ervaar je het werken in Blueground Team?

Ik doe het onthaal voor alle kantoren, daardoor behoor ik zowel tot Lennik, Keerbergen, Louise als Vlezenbeek. Via de telefoon, en voor corona ook via de teambuildings, ken ik iedereen. Ik heb ze wekelijks of zelfs dagelijks aan de lijn. Als secretariaat ben je één van de staff waarbij iedereen steeds terecht kan. Er is geen barrière om een mail te sturen naar het secretariaat. Daarvoor zijn we er ook. Als iets niet opgelost geraakt of er is een onduidelijke vraag van een klant, dan sturen ze dat naar ons door.

Ik vind de collega’s van alle kantoren belangrijk. In elk kantoor zitten leuke mensen. Als je hen dan ziet op teambuildings, dan heb je er een hele leuke klik mee. Ik mis het contact met alle medewerkers van andere kantoren wel. Als corona voorbij is hoop ik met de hele BlueGround familie terug te kunnen samenkomen. Toen ik hier startte merkte ik het verschil met andere firma’s: op vrijdag samen de werkweek afsluiten met een drankje creëert een leuke teamsfeer.


6. Wat zijn de positieve eigenschappen van jouw functie?

Eerst en vooral het klantencontact. Doordat ik echt met klanten een babbeltje kan doen, leer ik hen ook beter kennen. Daarnaast is het een heel veelzijdige functie. Het is geen functie waarbij je alle dagen hetzelfde doet. Elke dag is een verrassing. Afhankelijk van wat er in je mailbox zit zal je dag anders verlopen. Ik vind het leuk dat ik voor elk team een bijdrage kan leveren. Ook de combineerbaarheid met mijn gezin vind ik positief. Mijn zoon heeft een operatie gehad, daarvoor moeten we soms nog naar het ziekenhuis. Ik weet dat ik dit kan inplannen in mijn werk. Ik vind het een mooie geste van BlueGround dat ik dan de vrijheid heb om dit in te plannen. Dit kan niet overal.

7. Kan je een beschrijving geven van de evolutie die je bij BlueGround hebt doorgemaakt?

Ik ben begonnen als “onthaalmedewerker”. Nadien heb ik het deel facturatie erbij gekregen. Wat ik ook heel graag doe. Ik vind het leuk omdat dit binding geeft met de sector waar je in werkt. Ik voel wel dat ik een grotere functie heb gekregen binnen BlueGround ten opzichte van wanneer ik ben begonnen. Met de komst van Sandra Van Eynde krijg ik ook taken bij. Er wordt geluisterd naar wat je graag doet, hier spelen ze wel op in: kunnen we dat bij haar plaatsen of niet? Op die 2,5 jaar ben ik uitgegroeid van secretaresse tot iemand van Staff die van alles op de hoogte is en bij heel veel punten kan bijspringen. Je kan wat werkdruk van de mensen wegnemen door zaken voor hen te doen. Bv. het inscannen van dossiers bij de BTW of dingen voorbereiden Dat appreciëren ze wel.

8. De baseline van BlueGround is "Your success is our mission", hoe draag jij hieraan bij voor de klanten?

Ik denk dat mensen die iets willen opstarten veel vragen hebben, een beetje stress. Het begint vaak al met een vriendelijke ontvangst en de mensen op hun gemak te stellen. Ik wil dat ze merken dat het hier op een hele menselijke manier gebeurt, dat de barrière om binnen te stappen bij BlueGround niet hoog is. Wanneer ik klanten meerdere keren heb ontmoet, noemen ze mij bij de voornaam en zeggen ze dat ik hen ook zo mag noemen. Dan krijg je eerder een kennis relatie dan een puur secretaresse-klant relatie. Ik vind het heel belangrijk om vriendelijk te blijven, zowel tegen de klanten als tegen de collega’s. Ik wil dat iedereen zich op zijn gemak voelt.

“Ik mis het contact met alle medewerkers van de andere kantoren wel. Als corona voorbij is hoop ik met de hele BlueGround familie terug te kunnen samenkomen.” - Heidi Van Cotthem

9. Heb jij een ‘specialiteit’ in het team? Waarvoor kunnen collega’s en klanten sowieso bij jou terecht?

Ik voer de facturatie uit, ik plan de afspraken in. De agenda is iets wat altijd door mij gebeurt. Ik maak de facturen.

Ik krijg ook opleidingen over Admin, dit is iets nieuw dat bij mij zal terechtkomen. Hier kijk ik naar uit.

10. Hoe zou je je persoonlijkheid omschrijven?

Ik ben een vlotte, sociaal, en ook heel open. Zo betrek ik bijvoorbeeld mijn gezin ook bij mijn werk: mijn jongens lopen tot hier en dan rijden we samen terug naar huis. Ik vind het leuk dat mijn kinderen betrokken zijn. Het is een deel van hun leven. Dat gaat in twee richtingen: met de operatie van mijn zoon Romeo ben ik drie weken thuis geweest. Ik was blij dat ik dan de rust kreeg om bij mijn gezin te zijn. Ik vind het leuk dat iedereen dan vraagt: “Hoe gaat het nu met Romeo?”.

Ik denk dat ik hulpvaardig ben, dat ik de dingen graag aanpak. Dat ik dingen zie die moeten gebeuren. Ik wil niet echt moedertje spelen, maar ik let erop dat alles netjes is. Ik heb graag dat alles in orde is.

Doe je zaak groeien. 

Al meer dan 48 jaar lang begeleidt en adviseert BlueGround bedrijven en ondernemers op het vlak van boekhouding en fiscaliteit. Kom nu te weten hoe wij jouw zaak versterken.

Plan een afspraak